Il y a de nombreuses façons d'organiser un TOS et nous sommes curieux de découvrir la vôtre ! Avant tout, fixe la date et trouve la salle ! D'une manière généraleil faut environ 6 à 8 semaines à partir du moment où vous avez trouvé la salle accueillant l'évènement. Le temps d'organisation est, bien sûr, variable suivant votre équipe mais voici un aperçu des grandes étapes :
Commencer la recherche des speakers, voici quelques astuces (lien vers toolkit recherche speaker)
Créer l'évènement sur Facebook et inviter vos amis, faire du teasing en disant qu'ils seront les premiers à être au courant quand les places seront en vente !Invitez tous vos amis à inviter leurs amis !
Prendre contact avec l'antenne toulousaine pour avoir un site web TOS pour votre ville, on vous aidera aussi sur la com' !
Créer un évènement sur Couchsurfing et demander à ses amis de commenter l'évènement pour qu'il apparaisse dans les évènement trending.
Définir les 9 speakerset lancer le coaching (lien vers toolkit coaching)
Mettre en ligne la liste des speakers et le système de paiement. Pas d'inquiétudes, c'est facile et on est là pour vous aider.
Commencer à faire des posts Facebook mettant en valeur vos chers speakers sur votre page Facebook (avec un lien vers votre évènement Facebook).
Préparer la déco de la salle pour que votre public arrive dans un univers incroyable.
Faire une première répétition avec vos speakers(best timing, quand les scripts ont au point).
Faire une seconde répétition avec vos speakers.
S'assurer d'avoir le matos nécessaires (micros / sono, caméra, appareil photo, etc.).
Organiser une dernière répétition pour ceux qui le souhaitent
Préparer le Power Point de la soirée(slides, transitions et timing)
• Imprimer la liste des invités
• Vérifier qu'il n'y a pas de coquille dans le Power Point
• Installer la salle (déco, caméra, éclairage, etc.)
• Destresser les speakers :)
•Prendre son pied !
• Prévoir une intro récapitulant ce qu'est le TOS, ses valeurs, etc.
• Rappeler le format du TOS et chauffer la salle
• A la fin : lancer un appel à ceux qui veulent rejoindre l'aventure !